Os serviços compartilhados permitem consolidar atividades que apoiam os principais processos de negócio de uma empresa em uma única unidade de operação. Ou seja, o Centro de Serviços Compartilhados (CSC) forma uma nova e semiautônoma unidade de negócios para atender clientes internos e externos com foco em redução de custos, eficiência e qualidade dos serviços oferecidos. Com o intuito de apoiar as empresas que buscam reduzir custos, a inove desenvolveu um Centro de Serviços Compartilhados baseado na solução Microsoft Dynamics CRM Online.
Centro de Serviços Compartilhados - Desenvolva um ambiente que atenda todas às demandas dos seus clientes internos com base em SLAs!
Benefícios do Centro de Serviços Compartilhados
Redução de custos com sistema e infraestrutura por se concentrar em apenas uma unidade da empresa e não em cada uma de suas filiais;
Pode ser localizado estrategicamente em áreas que permitem a redução de custos trabalhistas;
Alavancagem das compras por meio da consolidação de fornecedores;
Padronização e otimização de processos que aumentam a eficiência por meio da especialização;
As expectativas são gerenciadas por meio de acordos de nível de serviço (ANS), também conhecidos como SLAs (Service Level Agreements);
Possibilita mais transparência e exige prestação de contas (accountability);
O conhecimento é mantido dentro da organização e pode ser escalonado para outras atividades;
Redução da dependência de terceiros, evitando impedimentos e atrasos;
Facilidade de acesso a informações mais uniformes e precisas;
É um sistema em nuvem por ser baseado no Microsoft Dynamics CRM Online, reduzindo ainda mais os gastos com infraestrutura;
Permite que a empresa mantenha o foco em seu core business.
Em quais casos a solução é indicada?
Redução de Custos
Os gastos de cada unidade da sua empresa com infraestrutura, colaboradores e diferentes sistemas estão elevados e com projeção de aumentar ainda mais. Além disso, a falta de padronização e otimização de processos diminui a produtividade e interfere na capacidade da empresa ao executar tarefas, resolver problemas e atender os seus clientes externos. Diante desta situação, a sua empresa chega à conclusão que precisa criar uma unidade de serviços compartilhados em uma localização estratégica, com o intuito de reduzir custos trabalhistas, impostos, infraestrutura e sistemas.
Add-on para o Dynamics CRM
Sua organização já implantou o Microsoft Dynamics CRM Online para gerar negócios e concluiu que pode utilizar o mesmo sistema para estruturar o seu Centro de Serviços Compartilhados. Neste caso, a sua empresa fará apenas a implementação e treinamento para o CSC, reduzindo ainda mais os custos e diminuindo o risco de rejeição dos usuários por ser baseado em uma plataforma que já é familiar para os colaboradores.
Troca de Sistema
Sua empresa já tem um Centro de Serviços Compartilhados estruturado, mas o atual sistema já não atende mais as suas necessidades. Ou seja, o seu CSC ou o sistema que ele é atrelado ficou obsoleto e você precisa adotar uma nova solução. Para não correr o risco de implantar um sistema que eventualmente também ficará desatualizado, a sua empresa opta por uma solução em nuvem que está sempre em sua versão mais recente, como o CSC da inove que é baseado no Dynamics CRM Online. Além disso, a sua organização não só poderá estruturar uma unidade de serviços compartilhados, mas também terá um software de gestão de vendas, marketing e mídias sociais completo.
Produtividade
A sua empresa cresceu bastante e o seu modelo operacional já não sustenta mais a matriz e suas unidades de negócio. Ou seja, a produtividade da sua operação está em estado crítico e precisa adotar um novo modelo. Para adquirir mais agilidade, qualidade e padronização, a sua organização opta pela solução da inove por ser fácil de integrar e permitir flexibilidade e autonomia para a gestão dos ANS. Dessa maneira, os seus processos serão padronizados, os serviços terão mais qualidade eficiência, como foco em melhoria contínua.
Características estruturais e funcionais do Centro de Serviços Compartilhados da inove
Menu de Seleção para facilitar a navegação da abertura de solicitações;
Controle de ANS/ANS Reverso;
Consulta de data futura, considerando feriados e dias úteis;
Upload de documentos obrigatórios;
Relatórios (billing, aberturas, pendências, etc.);
Integração com outros sistemas (Filiais e Centros de Custo);
Job de cancelamento de solicitações paradas há mais de 30 dias;
Plugins para controles e validações gerais das regras de negócio nos diversos tipos de solicitação;
Parametrizações (flexibilidade e autonomia para gestão dos ANS).
Você sabia que existe uma diferença entre centralização e serviços compartilhados?
Exemplos de processos que podem ser executados no CSC por área
Comercial
Inclusão de pedidos, consulta de pedidos, alteração de pedidos, reclamações, sugestões, dúvidas de cliente, solicitação de amostras, solicitação de visita, visita de prospecção, follow-up, etc.
TI
Solicitação de novo ponto de dados/voz, manutenção de impressora, expansão de rede, dúvida de operação, configuração de e-mail, configuração de impressoras e drivers, remoção de vírus, instalação de softwares, ajuste ou customização em sistemas, criação de relatórios, ajuste de perfil de acesso, inclusão/exclusão de usuário, etc.
Financeiro
Cadastro de fornecedores, cadastro de clientes, ajuste de pedido, ajuste de requisição de compra, comprovantes, contrato de compras, ingresso de nota fiscal, comissões/representantes, conhecimento de transporte/frete, guia de recolhimentos de tributos, materiais, reembolso de despesas/cartão viajante, etc.
Recursos Humanos
Desconto universidade, exclusão de benefícios, incentivo estudo/idioma, plano de saúde/odontológico, vale alimentação/refeição, vale transporte, alteração de dados bancários, alteração de endereço, alteração de escolaridade, alteração de horário de trabalho, atualização de CTPS, inclusão/alteração de documentos, inclusão/alteração de familiares, solicitação de crachá, cartão de ponto, declarações, documentos de clientes especiais, férias, hora plantão/sobreaviso, lançamentos para folha, medida disciplinar, movimentação de pessoal, pensão alimentícia, adiantamento de 13º, adiantamento salarial, empréstimo, renovação de contrato de estágio, ajuste de bolsa auxilio, rescisão complementar, rescisão e demissão de pessoal, simulação de rescisão, reclamatória trabalhista, sindicatos, atestado, avaliação ocupacional, retorno ao trabalho, acidente de trabalho, abertura de vaga, cancelamento de vaga, indicação de candidato, etc.
