SharePoint Online: a maneira de tornar sua empresa mais colaborativa e eficiente!

O Sharepoint Online reúne várias possibilidades de utilização para organização de suas equipes, arquivos e projetos. Também permite que a empresa ou seus departamentos criem sites de equipe, intranet ou extranet, facilitando a comunicação, fluxo de trabalho e interação entre seus colaboradores, fornecedores, clientes e gestores. Conheça um pouco mais sobre o SharePoint:

Como sua empresa pode usar o SharePoint Online?

Conectar com outras ferramentas

Dados de seu sistema de gestão de relacionamento com clientes (CRM), de seu sistema de gestão empresarial ou de qualquer tipo de tecnologia podem ser rapidamente integrados, armazenados ou consultados via integração com o SharePoint Online.

Criar fluxos de trabalho

Trabalhos que necessitam de aprovações ou que seguem um processo com início e fim, podem ser automatizados por meio da ferramenta de workflow (o SharePoint Designer). Isso permite, por exemplo, que cada atualização no site de sua equipe ou que a cada nova tarefa concluída, o gestor receba um comunicado do status ou um pedido de aprovação, se aprovado, os clientes são notificados automaticamente pela plataforma, se não, então os responsáveis pela tarefa são comunicados.

Gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e gestão eletrônica do conteúdo (ECM)

Permitir que os arquivos sejam encontrados mais rapidamente e que não ocupem espaço ou utilizem papel, mídias ou hardware em seu arquivamento é uma das principais funções da organização de conteúdos do SharePoint online. Por meio de sua ferramenta de pesquisa, qualquer arquivo pode ser pesquisado e encontrado rapidamente, desde que o usuário tenha permissão para acessá-lo. Com essa função, você também pode fazer a gestão eletrônica do conteúdo da empresa (ECM), que é a evolução de GED. Saiba mais sobre as diferenças entre GED e ECM.

Armazenar e compartilhar arquivos

Lembra aquela reunião em que você se preparou bem, mas que esqueceu alguns arquivos que eram importantes em um outro dispositivo e, por isso, passou por alguma dificuldade? Ao armazenar e compartilhar arquivos no SharePoint Online, você poderá acessar qualquer documento e deixáa-lo disponível (até mesmo off-line) evitando que perdas ou esquecimentos atrapalhem seus projetos. Além disso, edições e compartilhamentos podem ser controlados, evitando que alterações desnecessárias inutilize seus arquivos.

Extranet

Já pensou em criar um portal de fornecedores e enviar ordens de compras diretamente do seu sistema de gestão para eles? E criar um portal de clientes que disponibilize contratos, faturas e boletos, status de solicitações, acompanhamento de pedidos, entre outros arquivos que facilitem a relação com eles? Portais de extranet otimizarão o tempo e a comunicação de sua empresa e garantirão que clientes e fornecedores acessem mais rapidamente as informações relevantes para eles. O resultado é a satisfação de todos os envolvidos com sua empresa!

Gestão de projetos colaborativos

Sua empresa desenvolve projetos que possuem cronogramas, arquivos que precisam ser revisados, editados e/ou aprovados pelo cliente, disponibilizar documentos com status, alinhamentos, pautas e atas de reunião? Usando o SharePoint, a gestão de projetos de sua empresa se tornará descomplicada e todos (clientes, funcionários e parceiros) estarão sempre alinhados com as últimas atualizações do projeto.

Intranet

Murais, jornais corporativos e panfletos internos podem ser caros, não atingirem todos os colaboradores das empresas e ainda correm o risco de ficarem desatualizados rapidamente. Utilizando portais de intranet, sua empresa poderá se comunicar com os funcionários de forma maneira mais eficiente e com menos gastos. Esses portais podem disponibilizar manuais, materiais com políticas da empresa, mensagens da diretoria, comunicados importantes e até treinamentos em vídeo, imagens de eventos ou arquivos de áudio para apoiar o dia-a-dia de seus empregados. E o melhor, é que somente pessoas da sua empresa é que poderão acessar essas informações e apenas os responsáveis poderão editá-las.

Sites de equipe

Se as áreas, departamentos ou até pequenas equipes de sua empresa precisam compartilhar dados, utilizar os mesmos arquivos, disponibilizar documentos para outras pessoas, trocar informações constantemente ou até receber solicitações de outras áreas, então o e-mail é uma péssima solução! Com o SharePoint é possível criar pastas ou sites com funcionalidades como calendário, comunicados, pastas com níveis de permissão diferenciados, entre outras funcionalidades que irão facilitar a rotina e as tarefas de sua empresa.

Não escolha apenas uma funcionalidade, com o SharePoint Online é possível ter todas ou combinar aquelas mais adequadas ao perfil de sua empresa

5 principais benefícios do SharePoint Online

Segurança:

proteja as informações de sua empresa definindo níveis de acessos diferenciados por pessoas, grupos ou funções que os usuários possuem. Desta forma, clientes, parceiros e funcionários podem visualizar e/ou editar, apenas os arquivos que forem pertinentes.

Redução de custos:

ao utilizar o SharePoint sua empresa reduzirá o espaço utilizado para armazenamento de documentos físicos, facilitará a consulta e pesquisa de documentos, evitará a interrupção de atividade para buscar informações importantes e economizará com o consumo, impressão ou compra de mídias para arquivamento de dados.

Eficiência:

elimine o retrabalho na edição de documentos ao oferecer uma ferramenta que compartilha, permite a edição e controla as alterações em documentos, dessa forma, sua equipe não precisará mais comparar versões, se preocupar se o documento é o mais atual ou se todas as alterações estão contempladas. O SharePoint faz todo esse controle automaticamente.

Disponibilidade, sem perder a conformidade:

você pode utilizar os arquivos online ou off-line a partir de qualquer dispositivo. As alterações feitas off-line serão sincronizadas assim que uma nova conexão for estabelecida, mas não se preocupe, antes de ser atualizada as alterações serão verificadas e controladas automaticamente, as inconsistências serão relatadas e as mudanças no documento online só serão definidas com sua decisão. Caso queira retomar uma versão anterior, basta resgatá-la no histórico.

Gerenciamento fácil:

sem complicações, você poderá importar, exportar, alterar, publicar ou excluir informações e arquivos. Indicará as regras de permissão e até poderá alterar o layout de seus portais. Solicite uma demonstração e versão de avaliação!

Entenda se sua empresa precisa desta plataforma

Algumas estatísticas elaboradas pelo IDC, consultoria especializada em inteligência de mercado e tecnologia da informação, apontam que:

0
Média de vezes que documentos importantes são copiados
0
é o valor médio gasto por documento perdido em uma empresa, em reais
0
número de dias que um empresário gasta por ano procurando documentos, em média.

Como contratar

Existem duas formas de contratar o software:

  • Você pode adquirir com uma oferta independente;
  • Ou pode contratá-lo como um dos aplicativos disponíveis no Office 365. Neste caso, além desta ferramenta você ainda terá o Exchange (e-mail e calendário de classe corporativa), o Skype for Business (uma ferramenta de mensagem instantânea e vídeo conferência), o Yammer (uma rede social corporativa), além dos softwares do pacote Office tradicional.

Como a inove pode te ajudar a utilizar o SharePoint?

  • Projetos com custos reduzidos

    por meio de nossa metodologia exclusiva de implantação do SharePoint Online, conseguimos reduzir os custos que sua empresa teria para contratar uma consultoria para realizar a implantação de seu projeto;

  • Treinamento sobre a utilização

    nossa equipe de especialistas certificados pela Microsoft pode ajudar os usuários e administradores de seu SharePoint a saberem como utilizar, criar pequenas personalizações e inserir novas funcionalidades;

  • Melhorias

    você acredita que precisa de uma atualização, revisão de processos, inclusão de funcionalidades mais avançadas? Pode contar conosco para essa tarefa;

  • Integrações

    precisa que as informações, arquivos ou dados sejam automaticamente refletidos no SharePoint, portais de intranet ou extranet, GED ou site de equipes? Podemos integrar e fazer com que a ferramenta colete exatamente os dados que você precisa.

Ganhe uma consultoria gratuita sobre SharePoint Online!

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